Wat is functional planning en hoe begin je daarmee?

Weet je nog dat je op de middelbare school een agenda moest hebben om je huiswerk in op te schrijven? Mijn agenda stond helemaal vol met dingen die ik moest doen, maar ook met berichtjes van mijn vriendinnen als: ‘ntb’ en ‘hvj’ en ‘bff’. Het was meer een uitgebreid notitieboek dan dat je echt aan het plannen was en dan het je hielp om je middelbare schooltijd makkelijker te maken.

Wat is functional planning?

Inmiddels zijn we zo’n twintig jaar verder en heb ik een heel plannersavontuur achter de rug. Het heeft me gebracht bij het gegeven functional planning, ook wel strategisch plannen genoemd. De tegenhanger van creatief plannen, het soort plannen dat lijkt op scrapbooking.

Voorbeelden van functioneel plannen zijn het plannen van marketingstrategieën en financiën voor ondernemers, maar ook de jaar- en vakplanningen voor leerkrachten of het structureren van jouw leven. Het verschil met creatief plannen is dat je een doel stelt, subdoelen bepaalt en vervolgens deze subdoelen als taken in je planner noteert.

Waarom zou je functioneel willen plannen?

In de businesswereld is strategisch denken essentieel om groter te groeien als bedrijf. Om meer producten te verkopen, om effectiever te werken, om je bedrijf te stroomlijnen met alle medewerkers. Dit is ook wat je kunt doen op persoonlijk vlak, maar dan met je financiën of… tijd voor jezelf. Je hoort men wel eens zeggen ‘maak meer tijd voor jezelf’. Maar hoe doe je dat in een tijd waarin er zoveel van je verwacht wordt? Een tijd waarin er steeds meer gedaan ‘moet’ worden? Een tijd waarin je misschien wel als als lui wordt gezien als je niet te maken hebt met stress.

Hoe start je met functional plannen?

Er zijn een aantal stappen die je kunt nemen om tot functional planning te komen. Daarbij heb je het volgende nodig: een notitieboek of een lege pagina in je planner en natuurlijk iets waar je fijn mee kunt schrijven.

1. Bepaal je doel en wanneer je hem wilt behalen.
   Allereerst noteer je het doel dat je wilt behalen. Ik ga er in dit geval als voorbeeld vanuit dat je meer tijd voor jezelf wilt nemen om op te laden in tijden van stress en drukte. Dit doel beschrijf je SMART, oftewel: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Bijvoorbeeld: Op 31 december 2022 (tijdgebonden) heb ik dagelijks (meetbaar) tijd voor mezelf genomen om op te laden en externe prikkels los te laten. Dit doel is, zoals je kunt zien, tijdgebonden vanwege de gestelde datum. Het is meetbaar, omdat ik het dagelijks wil doen en ook is het doel acceptabel en realistisch. Ik kan dit waar maken. Het doel kan specifieker, maar daar ga ik mee verder in stap 2.
   
   
2. Verdeel je doel in subdoelen.
   Ik heb bij stap 1 het doel gesteld dat ik op 31 december 2022 kan terugkijken op een periode waarin ik dagelijks iets voor mezelf heb gedaan om tot rust te komen en externe prikkels los te laten. Echter, dit is een vrij brede doelstelling. Wat doe ik dan voor mezelf? En hoelang duurt dat? Daarom verdeel ik mijn doel in subdoelen. Wat kan ik allemaal voor mezelf doen?*
   
   

• Lezen voor het slapengaan tot ik in slaap val
• Het maken van een tekening op de iPad
• 12 uur zonder smartphone
• In de ochtend 10 minuten schrijven over mijn focus van de dag
• In de avond 10 minuten schrijven over waar ik dankbaar voor ben
• Het bijhouden van een dagboek / dagelijkse journal
• Op droge ochtenden lopend naar mijn werk
• Op droge middagen lopend naar huis, vanuit mijn werk
• Tussen het einde van de werkdag en naar huis gaan nog even relaxen in het park
• Lekker vroeg naar bed
• In de nacht (iets) meer dan 8 uur slapen
• Een avond zonder geluiden, dus geen muziek, geen televisie of geen luisterboek. Alleen de natuurlijke omgevingsgeluiden.
• Doen wat goed voelt
  
  * Dit is een lijstje met voorbeelden van mij persoonlijk: een fulltime leerkracht, hooggevoelig, met partner, zonder kinderen.
  
  

3. Plan de subdoelen in.
   De subdoelen kun je als taak inplannen in je agenda. Ik kan ervoor kiezen om twee activiteiten in te plannen per dag, ik doe dit zelf op gevoel. Het ligt ook aan het doel. Ik kan me voorstellen dat als jij een financieel doel hebt, je daar niet dagelijks mee bezig hoeft te zijn. Ik heb er in ieder geval wel voor gekozen om per dag in de ochtend en in de avond een activiteit vanuit de subdoelen in te plannen, al is het maar ter herinnering en dat ik de tijd vrij heb gehouden voor mezelf.
   
   

4. Reflecteer op je subdoelen en houd het grote doel in de gaten.
   Een planner hebben is ideaal om ook in af te vinken of je toe bent gekomen aan de subdoelen. Geef het een kleurtje, vink het af… Wat jij fijn vindt. Bekijk dan ook: lukt het om het vol te houden? Wat maakt dat het wel of niet is gelukt? Dragen de subdoelen nog steeds bij aan het grotere doel?
   
   Bij het reflecteren op subdoelen zijn habit trackers heel erg handig. Een kwestie van een kruisje of een vinkje zetten. Zo zie je in een groter geheel waar het goed ging en op welke momenten er verbeterpunten zijn.
   
   

5. Einddatum: de grote reflectie
   En dan is de beoogde einddatum van jouw doel daar. Hoe is het gegaan? Heb je het doel behaald? Al is het behalen van een doel wel relatief, want ik kan me voorstellen dat je, wanneer je een doel had om voor jezelf te zorgen, best een goede periode kan hebben gehad als je alsnog wat dagen druk was. Dat geeft dan ook helemaal niets. Schrijf in je journal hoe jij je voelt. Wat heb je geleerd? Wat kan er de volgende keer beter en wat neem je mee voor positiefs, de komende periode in?
   
   

Extra tip: als je begint met het functioneel plannen, probeer dan één doel om te beginnen. Ik zie soms habit trackers op Instagram en Pinterest waarbij er tientallen nieuwe gewoontes worden bijgehouden. Nou, ik zou persoonlijk helemaal gek worden als ik dat allemaal moet bijhouden. Ik hou het liever bij ‘Hoeveel glazen water heb ik vandaag gedronken?’ of ‘Is het me vandaag gelukt om 30 minuten te bewegen, naast mijn werkzaamheden?’ En… vier die succeservaringen ;-).

Ben je geïnspireerd en wil je lekker functioneel gaan plannen? Laat je dan inspireren door onze daily planners of volg ons op Instagram voor meer inspiratie.